Brauche ich als Einzelunternehmer überhaupt ein CRM, oder geht es auch ohne?
JA – für viele Einzelunternehmer und kleine Unternehmen ab etwa fünf Mitarbeitern ist ein CRM fast immer sinnvoll.
Ohne CRM kann es in sehr kleinen Teams noch funktionieren, aber sobald Kundenanfragen, Projekte und interne Abläufe zunehmen, steigen die Risiken für Doppelarbeit, Datenverlust und verpasste Umsatzchancen.
Mit CRM sinnvoll, wenn …
- dein Unternehmen mehr als 5 Mitarbeiter hat und mehrere Personen Kundenkontakt pflegen
- Angebote, Aufträge und Projektstatus zentral dokumentiert werden sollen
- Follow-ups, Termine und Aufgaben teamübergreifend sichtbar sein müssen
- Kundendaten strukturiert für Vertrieb, Service und Marketing genutzt werden
- du DSGVO-konforme und revisionssichere Dokumentation brauchst
Ohne CRM möglich, wenn …
- du sehr wenige Kunden pro Monat betreust
- nur eine Person Kundenkontakt hat und alle Vorgänge überschaubar sind
- keine langfristige Kundenhistorie oder automatisierte Abläufe nötig sind
| Mit CRM | Ohne CRM | |
|---|---|---|
| Kundenverwaltung | ✅ Zentral, rollenbasiert, Echtzeit-Übersicht | ❌ Verstreute Informationen, Medienbrüche |
| Follow-up-Erinnerung | ✅ Automatisch, teamübergreifend sichtbar | ❌ Abhängig von einzelnen Personen |
| Datensicherheit | ✅ DSGVO-konform, klare Rechteverwaltung | ❌ Eigenes Risiko, unklare Zuständigkeit |
| Skalierbarkeit | ✅ Einfach erweiterbar | ❌ Schnell an Kapazitätsgrenze |
| Zeitaufwand | ✅ Langfristig geringer | ❌ Höher, mehr Abstimmungen nötig |
Praxisbeispiel
Ein Architekturbüro mit 9 Mitarbeitern organisierte Kundenanfragen, Baupläne und Projektabnahmen jahrelang per E-Mail-Postfächer und Excel-Listen. Die Folge: unklare Zuständigkeiten, mehrfaches Nachfassen bei Kunden und Verzögerungen bei Projektfreigaben.
Nach Einführung eines CRM mit Angebots-Tracking, automatischen Erinnerungen für Abnahmen und zentraler Kundenhistorie verkürzte sich die Durchlaufzeit pro Projekt um durchschnittlich 18 %. Zusätzlich gewann das Büro drei neue Projekte pro Quartal, weil Anfragen schneller bearbeitet wurden.
Empfehlung
Unternehmen mit mindestens 5 Mitarbeitern profitieren fast immer von einem CRM – nicht nur zur Organisation, sondern auch als Basis für Automatisierungen im Vertrieb, Marketing und Service. Wer aktuell noch ohne CRM arbeitet, sollte prüfen, wie viel Zeit, Umsatz und Kundenzufriedenheit dadurch verloren gehen.
Tipp
Ein kostenloser KI-Audit zeigt dir in wenigen Stunden, ob und welches CRM zu deinen Prozessen passt – und welche Automatisierungen dich sofort entlasten.
FAQ – CRM für Einzelunternehmer und kleine Unternehmen
1. Ab welcher Unternehmensgröße lohnt sich ein CRM wirklich?
Schon ab 5 Mitarbeitern, wenn mehrere Personen gleichzeitig mit Kunden kommunizieren. Spätestens ab 15–20 Kundenprojekten pro Jahr übersteigt die Komplexität das, was Excel und E-Mail-Ordner leisten können.
2. Wie hoch sind die Kosten für ein CRM-System?
Je nach Funktionsumfang zwischen 15 € und 80 € pro Nutzer/Monat für Standardlösungen. Maßgeschneiderte Systeme kosten mehr, bieten aber oft direkten ROI durch Zeitersparnis und bessere Abschlussquoten.
3. Wie lange dauert die Einführung eines CRM?
Ein einfaches CRM kann in wenigen Tagen produktiv sein. Für maßgeschneiderte Anpassungen und Integration in bestehende Prozesse solltest du 2–4 Wochen einplanen.
4. Kann man ein CRM auch mit anderen Tools verbinden?
Ja – moderne CRMs lassen sich oft mit Buchhaltungs-, Projektmanagement- und Marketing-Tools verknüpfen. So kannst du Prozesse automatisieren und doppelte Dateneingaben vermeiden.
5. Was sind die häufigsten Fehler bei der CRM-Einführung?
– Zu viele Funktionen auf einmal einführen
– Kein klares Datenkonzept vorab
– Fehlende Schulung des Teams
– Keine definierten Verantwortlichkeiten für Pflege und Nutzung